Wie hilft mir Handwerksbüro PS GoBD-Konform zu arbeiten? (IDEA)

Bereits mit der Version 6.3 wurde Handwerksbüro PS gemäß den Richtlinien der GoBD aktualisiert. Dafür wurde das Programm unter anderem um folgende Funktionen erweitert:

- Bei einer Änderung von Rechnungen werden diese protokoliert und gespeichert.
- Mit der Druck des Rechnungsausgangsbuches wird die Ausgangsrechnung festgeschrieben und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr änderbar d.h. revisionsicher.
- Die Änderung und Löschung von Belegen wird protokolliert.

Handwerksbüro PS vereinfacht auch die Zusammenarbeit mit Finanzprüfern. Diese können neben dem regulären Datenzugriff auch eine Datenüberlassung fordern. Die Daten müssen hierfür so aufbereitet werden werden, dass diese vom Prüfer in der Standard Prüfsoftware "IDEA" bearbeitet werden können.

Das Programm übernimmt hier mit der integrierten IDEA-Schnittstelle die Arbeit für sie. Zunächst müssen Sie diese Aktivieren:

Unter Datei / Einstellungen / Schnittstellen / Sonstige / IDEA Export können Sie die Schnittstelle aktivieren und einen Dateipfad für den Export festlegen.

Danach kann diese unter Schnittstellen abgerufen werden.

Alle Felder werden Automatisch gemäß den Bestimmungen eingetragen. Der Name der Software sowie die eingesetzte Version muss mit angegeben werden. Den Kommentar können Sie nur ergänzen!

Wählen Sie alle Bereiche die exportiert werden sollen und legen Sie den Zeitraum fest. Bei Bedarf können Sie das Ausgabeverzeichnis nochmals ändern.

Nun erhalten Sie ein Verzeichnis mit allen erforderlichen Daten. Dieses können Sie so an den Betriebsprüfer übergeben.

Achtung: Als Steuerpflichtiger und Nutzer einer Software sind Sie allein für die Einhaltung der GoBD verantwortlich und haftbar. Eine nicht GoBD-konforme Sicherung von Belegen stellt einen Verstoß gegen die gesetzliche Buchführungspflicht von Unternehmen und somit eine Ordnungswidrigkeit dar. Folgende Maßnahmen können Sie zusätzlich treffen:

- Stellen Sie über Passwörter sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zum Programm erhalten.
- Vergeben Sie in der Benutzerverwaltung nur die Rechte, welche der Benutzer wirklich benötigt.
- Sie können das Datenverzeichnis auf einem Server installieren, um Datenverluste durch z.B. Klau eines Laptops oder etwaiges zu minimieren.
FAQ - Wie führe ich eine Einzelplatzinstallation auf einem Server durch?
- Erstellen Sie regelmäig Datensicherungen! Diese sind so aufzubewahren, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist.

Einen groben Leitfaden gibt es vom Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

FAQ – Wie kann ich meine Daten sichern?

FAQ - Wie kann ich Mandanten sichern?