FAQs - Handwerksbüro PS

GOBD: steuerrechtlich konform mit Handwerksbüro PS

Mit der Version 6.3 wurde die Richtlinie der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) erweitert.

Als Steuerpflichtiger und Nutzer einer Software sind Sie allein für die Einhaltung der GoBD verantwortlich und haftbar. Eine nicht GoBD-konforme Sicherung von Belegen stellt einen Verstoß gegen die gesetzliche Buchführungspflicht von Unternehmen und somit eine Ordnungswidrigkeit dar.

 

1. Die GoBD legen fest, wie Belege in einer Software zu behandeln sind. Handwerksbüro PS behandelt nun Ihre Belege so wie dies gefordert ist:

  • Bei einer Änderung der Rechnung wird diese protokolliert und gespeichert.
  • Mit dem Druck des Rechnungsausgangsbuches wird die Ausgangsrechnung festgeschrieben und ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr änderbar d.h. revisionssicher.
  • So wie die Änderung eines Beleges, wird auch das Löschen eines Beleges protokolliert.

 

2. Die GoBD regeln auch die Rechte eines Finanzprüfers, wenn er elektronisch auf Ihre EDV-Buchhaltung zugreift. Handwerksbüro PS bietet jetzt dazu die hilfreiche Schnittstelle

Der Prüfer kann nach pflichtgemäßem Ermessen wählen, welche dieser Zugriffsarten er auf Ihre Daten möchte:

  • unmittelbarer Datenzugriff: Nur Lesezugriff auf Hard- und Software des Steuerpflichtigen.
  • mittelbarer Datenzugriff: Der Unternehmer wertet die Daten nach den Vorgaben des Betriebsprüfers mit Hilfe des vorhandenen DV-Systems aus.
  • Datenträgerüberlassung: Das Unternehmen stellt die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung.

Bei der Datenträgerüberlassung müssen Sie dem Prüfer alle gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt aller zur Auswertung notwendiger Informationen (Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen etc.) so übergeben, damit dieser sie mit der bundesweit einheitlich verwendeten Prüfsoftware der Finanzverwaltungen „IDEA“ prüfen kann.

Über die neue IDEA-Export Schnittstelle können Sie dem Betriebsprüfer mit wenigen Klicks die geforderten Daten so im IDEA Format bereitstellen, wie dieser sie benötigt. Eine zusätzliche Aufbereitung ist nicht mehr notwendig.

Um die IDEA Export Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie die IDEA Export Schnittstelle unter Datei | Einstellungen | Schnittstellen | Sonstige | IDEA Export für den gewünschten Benutzertyp freigeschaltet werden. Zusätzlich legen Sie fest, wo die Exportdaten abgelegt werden sollen.

So richten Sie die IDEA-Schnittstelle ein

3. Die GoBD fordern auch, dass Handwerker ihr IT-System gegen Verlust sichern und gegen unberechtigte Veränderungen schützen. Mit dem Handwerksbüro PS sind Sie auch dafür bestens gerüstet

  • Stellen Sie über das Passwort sicher, dass nur berechtige Personen Zugang zum Programm erhalten
  • Vergeben Sie über die Benutzerverwaltung den Benutzern nur die Rechte die er benötigt
  • Installieren Sie die Datenbank in einem geschützten Bereich im Netzwerk
  • Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen! Diese sind so aufzubewahren, dass der maschinelle Zugriff durch die Finanzämter jederzeit möglich ist, falls ein System ausfällt oder beschädigt wird (Sichern Sie dazu in regelmäßigen Abständen mindestens Ihre Mandanten, besser das gesamte Daten-Verzeichnis)

 

4. Die Finanzverwaltung fordert auch revisionssichere Belege. Handwerksbüro PS bietet jetzt die hilfreiche Schnittstelle für Ihre Eingangsrechnungen z.B. vom Lieferanten

Vermehrt gibt es in Deutschland die elektronische Rechnung im Datenformat ZUGFeRD. Damit müssen Sie Eingangsrechnungen nicht mehr Abtippen – das spart Zeit und Kosten und minimiert die Eingabefehler. Zudem wird durch das ZUGFeRD-Format der durch die Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Standard erfüllt.

Eine Rechnung im ZUGFeRD Format sieht bei der ersten Betrachtung wie eine Rechnung im PDF Format aus. Die Besonderheit: Diese PDF enthält eingebettet die tatsächliche Rechnungsdatei, so dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Eingabefehler.

So importieren Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format

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